Centra è il nostro modello di gestione CENTRAlizzata delle 6 fasi del ciclo passivo della Pubblica Amministrazione: Acquisizione dei Fabbisogni, Acquisti Beni e Servizi, Ordine Elettronico, Monitoraggio dei Contratti, Pagamenti e Contenzioso.

Abbiamo disegnato e attuato Centra in progetti di razionalizzazione della spesa del Sistema Sanitario Regionale, anche attraverso l’utilizzo di strumenti informatici, ma può essere applicato a diversi ambiti della Pubblica Amministrazione.

Vantaggi? Riduzione dei costi, siano essi prezzi di acquisto, interessi o da contenzioso, semplificazione, efficientamento e trasparenza dei processi, diminuzione dei carichi di lavoro grazie soprattutto alla dematerializzazione, ottemperando a quanto previsto dalla normativa vigente nazionale ed europea (es. rispetto degli standard PEPPOL).

Infine, in presenza di un cruscotto direzionale ad hoc, Centra consente di controllo sistematico e costante della spesa come si crea nelle diverse fasi.

La centralizzazione del Ciclo Passivo del Sistema Sanitario Regionale ha inizio nella fase della definizione dei fabbisogni di acquisto di beni e servizi delle Aziende Sanitarie. Come interveniamo?

A supporto della Stazione Appaltante, definiamo le modalità operative di raccolta, omogeneizzazione e razionalizzazione dei fabbisogni di acquisto. Quindi, dopo aver elaborato strumenti elettronici per la raccolta dei fabbisogni, supportando gli enti specifici nella loro compilazione, verifichiamo le condizioni dei contratti di fornitura in essere (es. data di scadenza e condizioni) e la congruità dei fabbisogni espressi dagli Enti stessi sulle categorie a maggiore impatto economico, non gestite con gare centralizzate.

Definiamo il fabbisogno complessivo su cui basare la gara Centralizzata.

Vantaggi? Si bandiscono gare in cui i quantitativi richiesti sono congruenti con i reali fabbisogni del territorio.

La centralizzazione di questa seconda fase del ciclo passivo, si distingue in due ambiti:

• acquisto beni e servizi

• acquisto di prestazioni sanitarie dalle strutture accreditate.

Nell’ambito Beni e Servizi, operiamo per la costituzione, ove non già presente, di una Stazione Appaltante centralizzata, sia essa una direzione interna all’Ente Regione oppure un Ente strumentale regionale. In questa fase, il nostro intervento si estende dalla definizione del modello organizzativo e funzionale per curare poi tutti i passaggi normativi  utili alla sua costituzione.

Nella fase di gestione operativa, diamo supporto alla Stazione Appaltante: nell’individuazione delle categorie merceologiche oggetto di centralizzazione, nella redazione del Piano Integrato delle Iniziative di Acquisto degli Enti coinvolti, così come nella valutazione dello svolgimento di gare autonome da parte dei singoli Enti.

Assistiamo la Stazione Appaltante, nella redazione della documentazione di gara, partendo dai “Gruppi di Lavoro”, passando per la definizione della strategia di gara, individuando la procedura di acquisizione più idonea, fino alla pubblicazione del Bando.

Infine, nella fase di aggiudicazione, diamo supporto nella selezione della commissione, fino alla fase di aggiudicazione delle procedure di gara.

Nell’ambito acquisto di prestazioni sanitarie degli enti accreditati, partendo dalla definizione del fabbisogno delle prestazioni socio-sanitarie, supportiamo la Direzione Regionale Competente nell’individuazione dei requisiti autorizzativi di esercizio e sistemi di accreditamento oltre alla determinazione delle regole di remunerazione dei pubblici e dei privati accreditati che erogano prestazioni a carico del Sistema Sanitario Regionale.

Assistiamo la Direzione Competente sia nella costruzione delle tariffe in relazione ai fattori produttivi che nella definizione dei criteri di budget e del livello massimo di finanziamento per soggetto erogatore pubblico e privato accreditato.

Infine, mappiamo per ogni soggetto erogatore pubblico e privato accreditato la configurazione dei posti letto, dei trattamenti residenziali e domiciliari etc… e seguiamo l’attività di sottoscrizione dei contratti di budget tra soggetto erogatore privato e ASL, monitorando e controllando le prestazioni sanitarie acquistate in termini sanitari ed in termini economici.

L’attività di gestione centralizzata degli ordini è essenziale per monitorare e contenere i livelli di spesa in ambito beni e servizi e, per essere efficace, non può che essere “digitalizzata”. Così, diamo supporto tecnico e specialistico nel processo di dematerializzazione degli ordini delle Aziende Sanitarie.

Al fine di attuare il modello operativo di Gestione dell’Ordine Elettronico partiamo dall’analisi presso i singoli Enti dei processi di acquisto per le diverse categorie merceologiche, rilevando le criticità e verificando le dotazioni tecniche per l’emissione degli ordini.

Di solito, partiamo applicando l’Ordine Elettronico ai prodotti farmaceutico, istituendo un’anagrafica unica a livello centrale, allineando i sistemi gestionali aziendali.

Vantaggi? Possibilità di monitorare la spesa per beni e servizi anche in questa fase del processo, ottimizzando la pianificazione degli acquisti. Inoltre, l’implementazione del processo di gestione dell’Ordine Elettronico semplificando la procedura di liquidazione delle relative fatture, porta dei benefici consentendo il rispetto dei tempi di pagamento previsti dalla normativa vigente.

Grazie alle esperienze acquisite, la professionalità e l’utilizzo di sistemi informativi a supporto, effettuiamo attività di monitoraggio e verifica dei contratti in essere presso i diversi Enti, svolgendo le seguenti attività:

• analisi e verifiche periodiche per riscontrare la rispondenza dell’esecuzione del contratto rispetto alle prescrizioni previste;

• identificazione delle criticità e disallineamenti rispetto a quanto previsto

• proposizione di eventuali azioni correttive

Vantaggi? Si ottimizza la spesa per beni e servizi, oltreché per prestazioni, garantendo la coerenza tra quanto fornito e quanto erogato.

La Centralizzazione dei Pagamenti, supportata dalla fatturazione elettronica, rappresenta la fase centrale e più delicata dell’intero ciclo passivo del Sistema Sanitario Regionale, sia per l’Ente Regione che per tutto il sistema produttivo. Infatti, pagare “una sola volta le fatture che corrispondono a forniture – prestazioni effettivamente erogate” è essenziale per la razionalizzazione della spesa.

Oltre ad assistere l’Ente Regione nella definizione di un Regolamento relativo ai Pagamenti dei Fornitori del SSR, diamo supporto nelle principali fasi del processo che porta dalla fatturazione al pagamento, svolgendo quotidianamente le 5 attività legate al processo di monitoraggio legate al processo di  liquidazione messo in atto dalle Aziende Sanitarie:

Analisi flussi: controllo dei flussi sullo stato fatture provenienti dai sistemi gestionali delle Aziende Sanitarie per verificarne la completezza, la correttezza e  la validità.

Riconciliazione: allineamento dei dati provenienti dalle Aziende Sanitarie con i dati del Sistema Pagamenti, allineato con lo SDI, inseriti dai fornitori.

Monitoraggio liquidazione: controllo del processo di liquidazione eseguito, nelle modalità e nelle tempistiche da ciascun ufficio preposto, rilevando eventuali criticità nella gestione del processo.

Segnalazione Ritardi Liquidazione: invio segnalazioni mensili alle Aziende Sanitarie  con l’indicazione dello stock di debito aperto.

Predisposizione Pagamenti: preparazione della documentazione propedeutica alla predisposizione dei mandati di pagamento, con indicazione dei crediti liquidati e del corretto beneficiario.

Vantaggi? Si sono ridotte le somme per interessi e contenzioso per ritardato pagamento (i fornitori, in cambio di puntualità nei pagamenti sono disponibili a rinunciare agli interessi e al contenzioso) oltre al miglioramento dei prezzi di acquisto grazie alla discesa del Dso (Days of Sales Outstanding), nonché il rispetto dei tempi di pagamento previsti dalla normativa vigente.

Contestualmente, garantire scadenze regolari di pagamento consente al Sistema Sanitario Regionale una migliore programmazione finanziaria, con un conseguente Riequilibrio economico – finanziario (allineamento tra la cassa e le competenze da pagare ed effetti positivi anche sui conti di anticipazioni di tesoreria delle Aziende Sanitarie).

Inoltre, una standardizzazione dei processi e delle codifiche come l’introduzione di procedure automatiche, determina semplificazione amministrativa e riduzione dei costi del processo di registrazione fatture e liquidazione (con la riconciliazione automatica ordini, bolle e fatture). Grazie alla riduzione dei tempi e alla diminuzione degli errori di imputazione dati, abbiamo stimato un risparmio pari circa al 5-10% dei costi del processo pre-esitente.

La digitalizzazione di tutto il processo e il monitoraggio costante delle procedure di liquidazione messe in atto all’interno delle Aziende Sanitarie, anche per quanto attiene la cessione di credito, consentono di scongiurare il rischio di doppi pagamenti della stessa fattura.

In questo ambito, definiamo le linee guida regionali per la gestione del Contenzioso che dovranno seguire le Aziende Sanitarie e monitoriamo la loro corretta applicazione. Inoltre, circolarizziamo le buone pratiche e supportiamo l’avvocatura Regionale nella preparazione delle memorie difensive ovvero in fase di transazione, con effetti positivi in particolare sui temi più complessi legati alle strutture accreditate private (es. autorizzazione e accreditamento, tariffe, budget, controlli, remunerazione, tetti di spesa ovvero extra-budget).

Vantaggi? La Centralizzazione del coordinamento delle attività di gestione del contenzioso delle Aziende Sanitarie oltre all’ottimizzazione del processo di gestione del contenzioso della Regione, portano migliori risultati in termini di sentenze a favore dell’Ente Regione e delle ASL.